¿Qué es una reunión?
Un suceso puntual en que un conjunto de personas, que puede que no se conozcan y no se vuelvan a ver tratan sobre un tema. Suelen tener un objetivo común.
Tipos de reuniones.
1) Reuniones para informar.
2) Reuniones para recoger información.
3) Reuniones para formar.
4) Reuniones para intercambiar puntos de vista.
5) Reuniones para llegar a un acuerdo.
6) Reuniones para generar ideas.
7) Reuniones para tomar decisiones.
1) Reuniones para informar.
- Objetivo: Transmitir información desde una persona al colectivo convocado.
2) Reuniones para recoger información.
-La persona que convoca necesita obtener información de los asistentes.
2) Reuniones para formar.
- Los participantes necesitan obtener cierto dominio sobre una materia.
- Se parte de los conocimientos de los asistentes y se les hace vivir la situación dirigida.
4) Reuniones para intercambiar puntos de vista.
- Se desea que la gente hable y exprese su punto de vista, de modo que nos hacemos una idea de contexto.
5) Reuniones para llegar a un acuerdo.
- Los diferentes colectivos desean cosas distintas.
- Se trata de alcanzar un acuerdo que sea aceptado por todos.
- Mediación.
6) Reuniones para generar ideas.
- Son reuniones en que los asistentes tienen total libertad para expresar sus ideas, no se suelen criticar pero si refinar.
7) Reuniones para tomar decisiones.
- Se parte de unas alternativas y se trata de razonar una elección lo más consensuada posible.
- Son reuniones difíciles, sobre todo cuando se tratan situaciones personales, ideológicas...
Preparación de una reunión.
a) Definir los objetivos de la reunión.
b) Seleccionar a los participantes.
c) Planificar el desarrollo.
d) Convocar a los participantes.
e) Organizar el material para la reunión.
a) Definir objetivos de la reunión.
- ¿Qué resultados se desean alcanzar?
- ¿Se puede alcanzar por otro medio?
- Objetivos = resultados.
- Priorizar los objetivos
- Título (es muy importante).
b) Seleccionar a los participantes.
- La reunión depende de ellos.
- Las personas qué aportaran a la reunión.
- Cantidad de personas.
c) Planificar el desarrollo.
- Crear el orden del día:
- Lista de temas.
- Orden en que se abordarán.
- Tiempo asignado a cada tema.
- Detallar mucho el orden del día permitirá preparar mejor los puntos.
- Si se conocen los tiempos, algunos participantes solo estarán lo necesario.
d) Convocar a los participantes.
- La convocatoria:
- ¿Suscita el interés de los asistentes?
- Debe justificar el porqué.
- Explicará como se desarrollará.
- Informará:
- Quien coordinará.
- Los asistentes y su participación.
- Fecha, hora y lugar.
- Debe resultar atractiva.
e) Organizar el material para la reunión.
- No deben descuidarse:
- El material necesario para presentar y distribuir.
- La sala, material de proyección, limpieza, aire acondicionado, situación de los asientos...
Iniciar la reunión.
- Presentar a los participantes.
- Generar un clima de confianza.
- Centrar el tema de la reunión.
- Fijar objetivos.
- Definir los métodos de trabajo.
- Definir el papel del secretario.
Durante la reunión.
- El moderador:
- Invitar a que la gente se exprese.
- Controlar el exceso de posesión de palabra.
- Facilitar un clima de confianza.
- Los participantes:
- Utilizar el uso de la palabra de forma consciente.
- Tomar la palabra cuando se tiene algo que decir.
- No dejar la palabra hasta haber terminado de decir lo que se desea.
Finalización de la reunión.
- Hacer una síntesis y que sea consensuada.
- Analizar la reunión.
- Explicar la forma en que se documentarán los resultados.
- Dar 'feedback' a los asistentes.
Resumen.
- Las reuniones son necesarias pero
- A la gente no le gusta ir a una reunión si no hace falta.
- Es importante invitar solo a los necesarios.
- El objetivo ha de estar claro.
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