Trabajo Evaluación - Grupo de Trabajo/Clase

Situación: Se nos plantea buscar una vía de subvención para el viaje de fin de curso. Decir como lo vamos a organizar, quién se va a encargar de cada parte, que se debe hacer y en que tiempo.

Se piensa en organizar unas actividades deportivas, un concurso de fotografía y una fiesta.

Somos 5 personas dentro del trabajo de clase.

- Una se encarga de la actividad deportiva y el concurso de fotografía.

- Otra de la comida de la fiesta.

- Otra de la bebida de la fiesta.

- Otra de la música y actuaciones de la fiesta.

- Y finalmente otro realizará la publicidad (flyer, cartel, etc..) de la fiesta, concurso deportivo y de fotografía. así como su distribución.

Estimando que el viaje se realizará en Febrero habrá que tenerlo todo listo en Diciembre siendo el final del primer trimestre coincidente con la fiesta que se organiza. El torneo deportivo se debe haber realizado durante todo ese trimestre.

Trabajo Evaluación - Reunión

Situación: Soy moderador de una reunión laboral de una empresa en la que se busca dar luz verde a un proyecto.

El proyecto consiste en la transformación de un bar en un espacio multicultural donde se realicen conciertos, proyecciones, lecturas, etc..

Como propietario seré moderador y escucharé y sopesaré las posibilidades de viabilidad del proyecto propuesto por uno de los empleados.

La empresa consta de dos camareros, un gerente, un técnico de sonido y de mí.

Estas serán las personas invitadas a la reunión.

La convocatoria será el lunes 12 de Marzo de 2012 a las 9:30 en el 'despachito' del bar.

En la reunión se presentarán las posibles actividades alternativas, los gastos y personal añadidos, el material necesario y la capacidad de poder asumir en relación a los ingresos que conllevarán. Por lo que la reunión se compondrá de los siguientes pasos:

1º Presentación del proyecto (qué nuevas actividades se realizarán)
2º ¿Se necesitará más personal o mas infraestructuras, materiales, etc..? ¿Cuál será su gasto?
3º Función que desempeñarán los antiguos empleados. ¿Distintas funciones? ¿Distinto sueldo?
4º Previsión de ingresos que aportará el nuevo modelo
5º Viabilidad
6º Conclusión

El procedimiento será el siguiente:

- Primero se presentará el proyecto (más el punto 2º) durante un periodo de unos 20 min.
- Después se asignará labores y funciones, se acordarán y si hiciera falta se fijarían los nuevos sueldos en función de las nuevas responsabilidades. Esta parte será flexible y dependiendo de la viabilidad del proyecto se irá concretando.
- Finalmente con una estimación de ingresos y según hayan transcurrido los puntos anteriores se estudiará la posible viabilidad del proyecto. Para acabar con una conclusión real de la reunión.

Trabajo Evaluación - Negociación

Situación: Se trata de una comunidad de chalés adosados de reciente construcción, donde las parcelas de jardín individuales no están delimitadas por un muro o valla. Uno de los propietarios (A) que reside allí quiere independizar su jardín mediante un muro lo antes posible, el otro propietario (B) (el de la casa colindante) que solo vive allí en verano o algún fin de semana, no tiene prisa por independizar su jardín, es más, le gusta tenerlo abierto y no enclaustrado entre muros. El propietario B prefiere no cerrar el jardín por lo que añade que se niega categóricamente a pagar por ello.

Mediación: Como gestor de la comunidad realizaré las labores de mediador con ambos propietarios a fin de encontrar una solución intermedia.

Resolución de la negociación: Quedo con ambos propietarios un domingo por la mañana (que ambos puedan y que no interfiera en una comida familiar o cualquier otro inconveniente), en el jardín de la negociación, los tres de pie para una primera toma de contacto sin querer dilatar mucho la negociación y con una propuesta preparada beneficiosa para ambos. Le propondría al propietario A separarlo de B por medio de un muro (parte en la que sale ganando A respecto B) pero le diría que ya que B no quiere que sea A el que corra con los gastos de la construcción del muro (la parte en favor de B) Sería como si A construyera el muro que quiere para su independencia como si viviera en una casa aislada. Y a B como si hubiera comprado una casa con su parcela de jardín ya delimitada, haciéndole ver que tarde o temprano lo lógico será individualizar los jardines.

Trabajo Evaluación - Toma de decisiones

En este caso describiremos el proceso de la toma de decisión y el porque de ese resultado.

Situación:  Hemos identificado el problema de que el proveedor que teníamos ha disminuido la calidad de sus productos y, por tanto, se hace necesario buscar un nuevo proveedor, y tomar la decisión de qué proveedor elegir entre todas las alternativas posibles.

El primer paso en la toma de decisiones consiste en identificar la necesidad de tomar una decisión, es decir, consiste en reconocer que es necesario tomar una decisión.


Generalmente, la necesidad de tomar una decisión surge como consecuencia de un problema u oportunidad que se presenta.


En esta etapa debemos definir claramente el problema u oportunidad, o cualquiera que sea la necesidad de tomar la decisión.


Asimismo, debemos asegurarnos de que realmente es necesario tomar una decisión, y de que somos nosotros a quien nos compete tomarla, o si existe la posibilidad de poder delegarla.

Paso 2º 

Una vez que hemos identificado la necesidad de tomar una decisión, pasamos a identificar los criterios que vamos a tomar en cuenta al momento de evaluar las diferentes alternativas de decisión propuestas.



Una vez que hemos determinado la necesidad de contar con un nuevo proveedor, determinamos que los criterios que vamos a utilizar para poder elegir al nuevo proveedor serán el precio, la calidad del producto, las facilidades de pago y los plazos de entrega.

Paso 3º 


Una vez que hemos identificado los criterios de decisión que vamos a tomar en cuenta para evaluar las alternativas de decisión, pasamos a valorar o ponderar dichos criterios de acuerdo a la importancia que le vamos a dar al momento de tomar la decisión.



 Una vez que hemos determinado los criterios que vamos a utilizar para elegir al nuevo proveedor, pasamos a ponderarlos, dándole al criterio más importante el valor de 10, por ejemplo, al criterio precio le damos un 7, al de calidad un 10, al de facilidades de pago un 6, y al de plazos de entrega un 8.


Paso 4º 


En esta etapa hacemos una lista con las diferentes alternativas de decisión que hayamos propuesto.



Para hallar alternativas de decisión podemos proponerlas nosotros mismos en base a nuestros conocimientos o experiencia, acudir a diversas fuentes de información tales como Internet, consultar con los trabajadores de la empresa, hacer una lluvia de ideas, etc.


Mientras más importante sea la decisión a tomar, mayor tiempo debemos tomarnos para desarrollar las alternativas, mayores alternativas buscaremos, y mayor información recabaremos de éstas.


Para determinar a los proveedores que vamos a considerar como alternativas, buscamos en las páginas amarillas, buscamos en Internet, consultamos con los trabajadores de la empresa, etc. Y luego, una vez hecho una pre selección en donde descartemos a los que no cumplan con los principales requisitos, elaboramos una lista con las alternativas que nos hayan quedado.

Paso 5º

Una vez que contamos con una lista de alternativas de decisión, pasamos a evaluar cada una de ellas, asignándole calificaciones con respecto a cada criterio determinado.


Para el proveedor A, en el criterio de precio le damos una calificación de 10 (pues tiene muy buenos precios), en calidad le damos un 5 (pues su productos no son de muy buena calidad, pero tampoco son de mala calidad), en facilidades de pago le damos un 8 (pues nos dan buenos créditos comerciales), y en plazos de entrega un 2 (pues demoran mucho en entregar los pedidos). Lo mismo con los demás proveedores.


Una vez que hemos asignado calificaciones a cada alternativa con respecto a cada criterio, para hallar la calificación total de cada alternativa, multiplicamos la calificación de cada criterio por el peso de éste, y luego sumamos los resultados de cada alternativa.

Por ejemplo, la calificación total del proveedor A seria: (10 x 7) + (5 x 10) + (8 x 6) + (2 x 8) = 184. Lo mismo con los demás proveedores.

Paso 6º



Una vez que hemos asignado las calificaciones a cada alternativa con respecto a cada criterio, y hallado la calificación total de cada una, pasamos a seleccionar aquella que tenga la mayor calificación total.


Una vez evaluado a los proveedores propuestos, pasamos a seleccionar el proveedor B (por ejemplo) ya que es el que obtuvo la mayor calificación.

Paso 7º


Una vez seleccionada una alternativa, es decir, tomada una decisión, pasamos a implementarla, es decir, ponerla en práctica, lo cual incluye comunicarla a todas las personas afectadas, y buscar el compromiso de éstas para aplicarla.


Una vez elegido al nuevo proveedor, pasamos a comunicar la decisión a todo el personal afectado, y luego pasamos a hacer contacto con el proveedor y firmar el contrato correspondiente.

Paso 8º



Y, finalmente, una vez puesta en práctica la decisión, evaluamos los resultados.


Si los resultados no son los esperados, podemos optar por tomarnos un poco más de tiempo, o aceptar que definitivamente la decisión tomada no fue la acertada, e iniciar nuevamente el proceso de la toma de decisiones.


Una vez que ya estamos trabajando con el nuevo proveedor, evaluamos constantemente su desempeño, por ejemplo, nos aseguramos de que mantenga la calidad de sus productos, que entregue los pedidos a tiempo, que cumpla con las condiciones pactadas, etc.

Trabajo Evaluación - Conflicto escolar

Se trata de plantear un conflicto escolar y elaborar medidas para su resolución.

Situación: Pondremos el enfrentamiento de dos alumnos a la hora de realizar un trabajo en grupo, ambos compañeros han discutido airadamente alcanzando vejaciones y faltas personales y quien sabe si hubieran llegado a las manos. La discusión se produjo por el desinterés de uno de ellos en las labores del trabajo y el otro al ejercer un papel autoritario que no le correspondía, al reprocharle surgió la disputa.

Mediador: En este caso el mediador seria el profesor de la asignatura, alguien imparcial con respecto a la relación con los dos compañeros (de amistad) y con suficiente autoridad para ambos.

Resolución: Hablar individualmente con cada uno de ellos y atender a los dos puntos de vistas. Explicar a uno que si algún compañero no realiza su tarea se comunique con él que es quien representa la máxima autoridad en ese entorno, que allí todos ellos son iguales. Respecto al otro, analizar el porqué de su desinterés, darle una llamada de atención y abogar porque de ahora en adelante trabajará y se implicará en su tarea.
También de be tener en cuenta e intentar concretar si se debe a una disputa aislada o existen rencillas personales generadas por varios y pasados factores. De ser así, lo ideal sería separarlos de grupos de trabajo     y ver si era una pelea interpersonal exclusiva de ellos o son personas conflictivas en todos los entornos. En este último caso se procederá a tomar medidas disciplinarias (dependiendo de la edad) como castigos, comunicado a sus padres, etc...

Resolución de conflictos

Entenderemos por conflicto cualquier situación en la que se dé diferencia de intereses unida a relación de interdependencia.

El conflicto es inherente a toda actividad en la cual se relacionan seres humanos. Luego, nuestra primera premisa es que los conflictos siempre existen y existirán, por lo cual nuestra obligación como dirigentes es aprender a vivir con ellos tratando que no se manifiesten y administrándolos eficientemente cuando ocurren.

Podemos hablar básicamente de dos tipos de solución pacífica de los conflictos:

a) Sin intervención de un tercero. Cuando hablamos de una solución de un conflicto sin la intervención de un tercero, nos referimos a que este sistema es la manifestación de la autonomía de las partes y de su voluntad soberana, dependiendo sólo de ellas la solución final. Dentro de este campo, la estrategia más conocida es la Negociación.

La negociación puede definirse como un proceso interactivo de solución de conflictos a través del cual las partes pueden llegar a alcanzar una posición nueva, distinta de las planteadas originalmente, y que satisface, en todo o parte, sus intereses conflictivos.

b) Con intervención de un tercero. Cuando hablamos de una solución de conflictos con intervención de un tercero deducimos que se trata de conservar en forma intacta la autonomía en el proceso. El tercero sólo debe buscar acercar las posturas de las partes. Entre estos mecanismos encontramos: 

- Conciliación: procedimiento por el cual el tercero reunirá a las partes en conflicto, las estimulará a examinar sus posiciones y les ayudará a idear sus propios intentos de solución.

- Arbitraje: procedimiento en el cual el tercero está facultado para tomar una decisión que ponga fin al litigio.

- Mediación: el tercero prestará una asistencia más directa a las partes para encontrar una solución aceptable, logrando incorporar sus propuestas como parte de la solución, de modo que las partes las sientan como propias.

Ventajas y desventajas del joven empresario

Cada vez es más común que entre la gente joven surjan las ganas de ser independiente. Después de haber pasado por la universidad, algunos optan por comenzar en una empresa que les dé la seguridad por un lado y la experiencia que significa pertenecer a una organización con trayectoria por otra. Pero pretenden en algún momento independizarse. Otros van directamente a formar su propia empresa. En ambos casos si el o la empresario (a) es joven se enfrenta a una serie de situaciones que describiré, casi como un aviso o un consuelo de que a todos nos pasa lo mismo.

Si aún no sabe qué ventajas tiene en comparación con personas de más edad, excepto la libertad de partir a algún lado sin previo aviso, se está subestimando.

Tal vez esté pensando que no podría haber más factores en contra para comenzar una empresa. Pero se equivoca. Existen muchas razones para fundar un negocio en esta etapa de la vida. De hecho muchos expertos afirman que los empresarios jóvenes de la actualidad tienen una ventaja en comparación con nuestros antecesores, porque el entorno en que fuimos creados prácticamente nos preparó para emprender nuevos desafíos en un mundo que a veces parece ser demasiado competitivo. Tiene mucho que ofrecer al mundo empresarial. Bastante más de lo que cree.

Ventajas del empresario joven

Invulnerabilidad. Ser joven significa por lógica haber recorrido aún un pequeño camino, pero por eso mismo significa haber tenido muy pocas ocasiones de fracasar. La invulnerabilidad es un sentimiento natural en esta etapa. Nuestra exposición al fracaso ha sido mínima, por lo cual nos sentimos dispuestos a asumir riesgos. Solemos asumir riesgos hasta que sucede algo que nos vuelve prevenidos. Por lo general quienes acaban de salir de la universidad tampoco han tratado de crear empresas todavía, y los que trabajaban como dependientes no han tenido el tiempo.

Responsabilidad limitada. Esto es especialmente cierto en los recién egresados, que no tienen grandes responsabilidades financieras ni grandes cargas económicas, por lo que empezar un negocio en que el principal capital será el trabajo propio, las horas hombre dedicadas y algún capital invertido, es un riesgo que se puede asumir. Por lo tanto la posibilidad de pérdida financiera no debiera ser una razón suficiente para impedirle fundar un negocio propio.

Fortaleza física y emocional. La capacidad de persistir a pesar de las circunstancias difíciles es la naturaleza de la juventud y esto uno lo ve en el empresario joven, pero también en lo mayores que tienen ese "espíritu juvenil" y que es el motor que los empuja cada día. Tal vez le emocione la idea de ser el dueño de su propio negocio, pero durante algún tiempo, es muy posible que el negocio sea el dueño suyo. Iniciar una empresa es como comprometerse en una relación seria, y sí puede convertirse en el amor de su vida. Esté preparado para tiempos difíciles antes de cosechar los beneficios.

Desventajas del empresario joven

Credibilidad. Una cosa es que sus amigos y su familia den fe de su credibilidad, pero otra muy distinta es convencer a su proveedor, cliente o banquero de que vale la pena arriesgarse por usted. Pero se logra y así lo han hecho todos los empresarios alguna vez. Si uno cree un cien por ciento en uno mismo y su producto, los demás terminarán por creer eso también. Dar la impresión de confianza en uno mismo, les indica a los demás que está decidido a triunfar. Conocer de memoria lo que se ofrece, y siempre, siempre, cumplir lo prometido. Trabajar con calidad, da lo mismo el rubro, si es un bien o un servicio (sobre todo en este último) y ser profesional en todo.

Inmadurez. Si se empieza muy joven tal vez este rasgo puede jugar en contra. Como ya dijimos la capacidad de perseverar en situaciones difíciles, es quizás una de las virtudes más importantes del empresario exitoso. Mellinger aconseja "es preciso dejar de pensar en uno mismo como un joven y comenzar a pensar en uno como empresario".

Falta de experiencia. Este es un obstáculo lógico de la edad y habrá que aprender a superarlo con mucha determinación y creatividad. Convertirse en un experto puede tomar años, pero puede agilizarlo mediante una investigación seria, compromiso y sobre todo la experiencia de alguien que esté dispuesto a confiar e invertir tiempo en usted.

Exceso de entusiasmo. Es un arma de doble filo. Por una parte es indispensable ser entusiasta, pero nos perjudica cuando se avanza más rápidamente de lo factible, es decir cuando todavía no se puede financiar el negocio y se hacen gastos prematuros, como contratar exceso de gente, o gastar bajo el "supuesto" de que pronto se generará más. Embarcarse en proyectos cuando aún no se tienen las habilidades necesarias, o asumir demasiadas responsabilidades. No darse el tiempo para elaborar un buen plan de negocios. Es normal sentirse ansiosos, sin embargo hay que tomar decisiones inteligentes o las más adecuadas para que la empresa perdure en el tiempo.

Aislamiento y soledad. Cuando se opta por ser independiente, se deja de lado lo convencional y se crean las propias reglas. Este tipo de libertad tiene su precio. Habrá ocasiones en que se sentirá lógicamente más aislado que si estuviera trabajando en una empresa ya consolidada. Pero es temporal y el sentirse así sólo dependerá de uno mismo y de qué tan bien se puede lograr el equilibrio. Es un gran desafío, pero la libertad y elegir los propios tiempos tiene grandes ventajas. Luego vendrán los socios o las personas con las cuales trabajar y se habrá formado un equipo.

Liderazgo. El iniciar una empresa propia va a depender bastante de las habilidades de liderazgo. El liderazgo es un rasgo extraordinario con el que nacen algunas personas, y otras lo aprenden. Como empresario independiente, su capacidad para liderar personas, dirigir proyectos y tomar decisiones son claves para el éxito.

Preparación para negociaciones (gana-gana)

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LAS NEGOCIACIONES GANA-GANA  

Consiste en enfocar la negociación como si ambas partes estuviesen tratando de encontrar la mejor solución a un problema común. El procedimiento de trabajo puede ser el siguiente:  

Crear un ambiente distendido y de abierta colaboración.    

Empezar por listar todas las soluciones posibles. Evitar la tentación de pensar que sólo hay una solución buena, que es la propuesta por nosotros. Seguro que hay muchas soluciones y distintas formas de verlas.  

Una vez listadas todas las soluciones posibles, analizar sus inconvenientes y su incidencia sobre los intereses de cada parte. Desechar las soluciones claramente inadecuadas o injustas para alguna de las partes.    

Para elegir entre las restantes, buscar un procedimiento objetivo de valorarlas.  

Esta táctica es, en líneas generales, la recomendada por el "Harvard Negociation Project" y ha sido utilizada con éxito en multitud de circunstancias.  

¿Preparados? ¿Listos? ¡A negociar!

 PREPARACIÓN PREVIA  A UNA NEGOCIACIÓN

A menudo, las negociaciones se ganan o se pierden en la preparación previa. Pero la preparación  no se puede realizar en unos minutos, porque lo esencial  es el asegurarse una buena situación de no-acuerdo, y esto puede requerir mucho tiempo.  

El disponer de una buena situación de no-acuerdo, es decir, el estar en situación de abandonar la negociación sin que ello suponga una pérdida importante, permite aumentar las exigencias propias y ayuda a hacer comprender a la parte contraria que tiene que ser flexible.

Casi siempre existe alguna posibilidad de mejorar la situación de no-acuerdo si se empieza a trabajar con el tiempo suficiente. Por ejemplo, es habitual que los departamentos de compras o de contratación soliciten al menos tres ofertas para cualquier adquisición, aunque tengan decidido de antemano a quién le van a comprar. De esta forma transmiten al ofertante el importantísimo mensaje de que está en competencia con otros y, por tanto, ya no basta con que haga una buena oferta, sino que tendrá que ser mejor que la de los demás.  

Evidentemente, es más fácil mejorar la situación de no-acuerdo para el que compra que para el que vende, pero también este último lo puede conseguir. Por ejemplo, diversificándose para no depender demasiado de un cliente determinado, u ofreciéndole ventajas que no le den los competidores para empeorar así la condición de no-acuerdo del comprador. 

Además de preparar una buena situación de no-acuerdo durante la preparación previa hay que:

- Buscar información sobre la parte contraria que pueda dar pistas sobre sus límites de negociación, su situación de no-acuerdo y sus intereses ocultos.


- Buscar oportunidades de gana-gana y concesiones que puedan ser importantes para la otra parte y tengan poco costo para nosotros. Para esto hace falta imaginación y, como no se puede esperar que esta surja en el fragor de la discusión, es conveniente realizar una especie de brainstorning informal durante la preparación previa. Sólo en aquellas negociaciones que a priori se sabe que van a tener lugar en un ambiente muy distendido  se puede dejar para el mismo momento de la negociación la búsqueda de oportunidades gana-gana.

- Decidir la estrategia a utilizar.  Las dos estrategias básicas son las descritas en los apartados siguientes.

Si se desea crear un clima abierto y confiado no  conviene llevar muchas personas a la reunión. El ambiente suele ser más hostil en las reuniones con muchos asistentes.  


Otro punto a considerar es el lugar de la reunión. La mayoría de los expertos insiste en celebrar las negociaciones importantes en la oficina propia y nunca en la del contrario.

El 'noble' arte de la negociación

     La negociación es un arte que se aprende, y con la práctica, el individuo que no tiene mcuha habilidad y lo aprende se vuelve tan bueno como las personas que nacen con ese don.

     En el transcurso de nuestras vidas todos tenemos, de alguna forma u otra que negociar. Desde un bebe que negocia a gritos que se le compre un juguete, el que "regatea" en el mercado, el desempleado que negocia su liquidación, hasta dos paises que negocian tratados comerciales entre ellos.  

     Hay mucha que es lo que se llamaría un "negociador nato", quien sabe salirse siempre con la suya de un modo tan encantador que no solo queda el feliz, sino las otras partes también. Hay otras personas que al no saber negociar, solo hacen enojar a otros participantes y lo único que logran es echar a perder lo poco que había. Las personas que saben negociar su camino por la vida son generalmente mas exitosas y mas felices, lo contrario de quienes no saben y permiten siempre abusos de los demás.

Límites de negociación

Si B no está dispuesto a vender la alfombra por menos de 120 € y A no está dispuesto a pagar más de 240 €, esos son los límites de negociación. La zona de negociación es la diferencia entre ambos límites (entre 120 y 240 €.).  

La forma más segura de perder es la de dejarle ver al contrario nuestro límite de negociación. Pero lo más frecuente es que ambas partes desconozcan incluso sus propios límites de negociación, es decir, que no sepan hasta dónde están dispuestos a ceder ellos mismos.

 Intereses ocultos 

Los participantes en una negociación siempre ponen en juego más de lo que parece. Puede que sólo discutan el precio y sin embargo estén más preocupados por la incidencia del resultado de la negociación sobre su propia imagen dentro de la empresa. Es muy importante saber qué es lo que realmente se juega la parte contraria, porque a veces dejándole  "salvar la cara" puede estar dispuesta a hacer sustanciosas concesiones en el tema fundamental.

 Situación de no-acuerdo  

Un aspecto muy importante es la situación en la que quedan las partes si se rompe la negociación sin llegar a ningún acuerdo. En las negociaciones casi siempre hay un fuerte y un débil. El fuerte de la negociación no es el más poderoso, es el que tenga la mejor situación de no-acuerdo. En la valoración de esta situación entran tanto los intereses directos como los ocultos.  

   

    

Tipos de negociaciones (gana-gana y gana-pierde)

GANA-GANA y  GANA-PIERDE

Supongamos que A está negociando la compra de una alfombra con el vendedor ambulante B. La rebaja que consiga A será a costa de B. Este tipo de negociaciones en las que la ganancia de una parte es a costa de una pérdida para la otra, se llaman de gana-pierde o de suma constante. Hay otro tipo de negociaciones llamadas de gana-gana o de suma variable. Son aquéllas en las que hay posibilidades de que ambas partes salgan ganando. Es, por ejemplo, el caso de un convenio colectivo; los empleados pueden conseguir incrementos salariales y la empresa aumentos de productividad.

Objetivos de una negociación

Cuando el único objetivo de la negociación es el de maximizar el beneficio propio a costa del contrario, o  el de imponer nuestra solución, es muy fácil llegar a un enfrentamiento personal que dañe las relaciones para siempre. Sin embargo muchas  veces  el mantener unas buenas relaciones es tan importante como el resultado de la negociación. Claro que tampoco se trata de plegarse a los intereses del contrario, porque entonces, además de resultar perjudicados, nos sentiremos pisoteados.  

El objetivo de toda reunión debe ser el de maximizar el beneficio propio sin dañar las relaciones.  

Pero para preservar las relaciones no basta con emplear buenos modales. Si el contrario piensa que ha sido engañado, o que sus intereses no han sido tenidos en cuenta, habremos ganado un enemigo, dispuesto a tomarse la revancha en la primera ocasión.

El contrario tiene que salir de la negociación convencido de haber alcanzado un acuerdo razonable; y nosotros, de haber logrado todo lo que estaba a nuestro alcance. 

Importancia de la habilidad negociadora

La capacidad negociadora es cada vez es más importante. John P. Kotter, un conocido profesor de la Harvard Business School, dice en The New Rules que antes de 1974, cuando el entorno económico era muy estable, la cualidad más importante en los ejecutivos de las empresas era la capacidad de gestión; pero ahora que  tantas cosas hay que  cambiar a diario, las cualidades más importantes han pasado a ser el liderazgo y la habilidad  negociadora.

Establecer, plantear y cerrar una negociación puede parecer un arte; pero, en realidad, no es más que una actividad en la que, si se practican y se siguen unas pautas y unas técnicas fáciles de aprender, todos podemos salir ganando.

Pautas y técnicas.

Reuniones fructíferas

En muchas reuniones de trabajo, los participantes se pasan largas horas sin lograr avances. Sin embargo, la aplicación de algunas sencillas reglas puede hacer maravillas sobre la productividad...

A grandes rasgos, sus problemas principales eran en la ausencia de un facilitador para los encuentros, la falta de reglas claras, expresiones de deseos no transformadas en propuestas concretas, falta de claridad sobre cómo tomar las decisiones y pujas sobre quién tenía la razón en caso de desacuerdo.

Aquí van algunas pautas para optimizar tiempo y eficacia:

1) Consensuar con el grupo ciertas "reglas del juego" para ordenar la interacción y hacerlas cumplir durante las sucesivas reuniones. 

Esto incluye, por ejemplo, reglas sobre los teléfonos móviles y mensajes de texto, el uso de la palabra y las interrupciones.

2) Explicitar y cuidar el propósito de cada reunión: los temas a debatir y los objetivos a alcanzar. 

3) Asegurarse que, más allá de su personalidad, cada miembro del equipo exprese su propia voz y que sus intereses sean reconocidos y tenidos en cuenta durante la reunión. 

4) Cuidar el producto de la reunión. Lograr que las intenciones y deseos sobre los que existe consenso se traduzcan en compromisos concretos, con responsables y fechas asignados.

5) Producir minutas de la reunión que incluyan exclusivamente los compromisos acordados, y tener presente dichos compromisos en futuras reuniones. 

6) Manejar los desacuerdos de modo que las partes involucradas se sientan comprendidas y consideradas, y encauzar la conversación como la resolución conjunta de un problema y no como una 'lucha' a ser ganada por alguien.

7) Reconocer y clarificar a tiempo cualquier malentendido relacionado con el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo: "¿Este es un tema a decidir entre todos? ¿O bien es un tema sobre el cual nos estás consultando o informando?"

8) Cuidar los propios intereses, al mismo tiempo que el proceso de la reunión.

Decisiones en grupo.

Los grupos mejor dirigidos no se limitan a si mismos a usar sólo un método de toma de decisiones, usándolo una y otra vez sin considerar las circunstancias. En vez de eso, cambian los métodos de decisión para lograr el mejor ajuste con el problema y con la situación existente.

Esta elección debería ser hecha con una clara conciencia de los pro y los contras de la toma de decisiones en grupo. 

Por ejemplo, las ventajas potenciales de la toma de decisiones en grupo incluyen:

1. Información. Se aplica más conocimiento y más experiencia a la solución del problema.

2. Alternativas. Se examina una mayor cantidad de alternativas, evitando el efecto "visión de túnel".

3. Entendimiento y aceptación. La decisión final es mejor comprendida y aceptada por todos los miembros del grupo.

4. Compromiso. Hay un mayor compromiso entre todos los miembros del grupo para que la decisión final sea exitosa.

Pero también se sabe que los grupos pueden experimentar problemas cuando están tomando decisiones. Las desventajas potenciales de la toma de decisiones en grupo incluyen:

1. Presión social para conformarse. Las personas, como individuos, pueden sentirse compelidos a seguir la corriente de los aparentes deseos del grupo.

2. Dominación de una minoría. La decisión de grupo podría estar forzada o dirigida sólo por un individuo o por una pequeña coalición.

3. Demanda de tiempo. Cuando hay más gente involucrada en el diálogo y discusión, las decisiones grupales toman generalmente más tiempo en adotarse que las decisiones individuales.

Secretos de un líder

1º Empieza por estudiar tu sector de mercado. Sea el ámbito que sea, debes saber cuál es la necesidad de tus clientes antes de proponerles cualquier producto.

2º Sé atento a la demanda.  Lo más importante es el cliente. Debes mimarlo. No dudas en pedirle su ayuda a través de encuestas y recompensarlo por su ayuda.

3º Piensa en qué puedes mejorar tu empresa o tu producto. Intenta de diferenciarte con un 10% más que tu competencia. Veras que el 10% de diferencia puede llevar a obtener un porcentaje elevado de ventas. Marca tu diferencia.

4º Rodéate de gente mejor que tú. Este es el punto clave de un emprendedor exitoso. No debes tener miedo de alejarte de las personas que no son buenas. Crear un equipo de personas muy eficiente no se acierta desde la primera vez. No debes tener miedo al despido, es por el bien de tu empresa.

5º Invierte en personas adecuadas que corresponden a tu filosofía y a los valores de tu empresa.

6º Nunca dejas de formarte, estudiar y leer sobre tu sector de mercado. Si quieres ser un líder emprendedor es imprescindible que estés al día de tu mercado.

7º Desarrolla tus habilidades. Al igual de formarte sobre tu sector de mercado, debes estudiar y aprender a desarrollar tus fortalezas y trabajar sobre tus debilidades.

8º Relaciónate. Vivimos en el área de la información y de la comunicación. No dudes en inscribirte en grupos de redes sociales en tu sector de mercado. Internet es la vitrina  virtual de tu negocio físico, aprovéchalo.

Motivación laboral

La motivación laboral consiste fundamentalmente en mantener culturas y valores corporativos que conduzcan a un alto desempeño, por esto es necesario pensar en qué puede hacer uno por estimular a los individuos y a los grupos a dar lo mejor de ellos mismos, en tal forma que favorezca tanto los intereses de la organización como los suyos propios.

En la motivación laboral el clima organizacional es la propiedad percibida por los miembros de la empresa y que influye en el comportamiento de estos, es decir, los aspectos internos de la organización conducirán a despertar diferentes clases de motivación pero en términos mas prácticos, el clima organizacional depende del estilo de liderazgo utilizado y de las políticas organizacionales. Es por esto que, para que la organización produzca los resultados esperados, el administrador debe desempeñar funciones activadoras y emplear los incentivos adecuados, de real interés de los subordinados, para obtener motivación. Sin embargo trabajar en equipo es algo difícil de lograr, y por lo tanto no todos los grupos de trabajo obtienen el éxito deseado, esto se debe a que existen variables como la capacidad de los miembros, la intensidad de los conflictos a solucionar y las presiones internas para que los miembros sigan las normas establecidas, además la versatilidad humana es diversa (cada persona es un fenómeno multidimensional, sujeto a la influencia de muchas variables).

¿A qué llamamos liderazgo?

En la empresa entendemos el liderazgo de los directivos de muy diversas formas, y no sorprende que utilicemos tantos adjetivos (situacional, inspirador, emocional, transaccional, relacional, carismático, ético, de servicio, de fusión, autócrata, demócrata, etc.) para acompañar el sustantivo. En general, quizá lo vemos más como posición que como relación. El primer caso, posición, apuntaría a una forma renovada de ejercer la dirección, de la que diferentes autores nos ofrecen sus modelos; para el segundo caso, relación, tal vez habría que contar con que los supuestos seguidores vieran realmente a sus jefes como líderes.

Seguramente, el concepto de líder que manejan los directivos no coincide con el de los trabajadores y, si preguntáramos a éstos, algunos podrían señalar, todavía y por ejemplo, a sus representantes sindicales. En algún caso, es posible que los trabajadores expertos  prefieran ser vistos como profesionales en sus campos técnicos y no tanto como seguidores, empleados, subordinados... No cabe generalizar, pero la economía demanda mayor dosis de productividad y competitividad a las empresas, y quizá, más que hablar de líderes y seguidores, habría que hablar, sobre todo, de la profesionalidad de directivos y trabajadores tras metas empresariales compartidas.

Trabajo Exposición - Reuniones

¿Qué es una reunión?


Un suceso puntual en que un conjunto de personas, que puede que no se conozcan y no se vuelvan a ver tratan sobre un tema. Suelen tener un objetivo común.

Tipos de reuniones.


1) Reuniones para informar.

2) Reuniones para recoger información.

3) Reuniones para formar.

4) Reuniones para intercambiar puntos de vista.

5) Reuniones para llegar a un acuerdo.

6) Reuniones para generar ideas.

7) Reuniones para tomar decisiones.



1) Reuniones para informar.


- Objetivo: Transmitir información desde una persona al colectivo convocado.

2) Reuniones para recoger información.


-La persona que convoca necesita obtener información de los asistentes.

2) Reuniones para formar.


- Los participantes necesitan obtener cierto dominio sobre una materia.

- Se parte de los conocimientos de los asistentes y se les hace vivir la situación dirigida.

4) Reuniones para intercambiar puntos de vista.


- Se desea que la gente hable y exprese su punto de vista, de modo que nos hacemos una idea de contexto.

5) Reuniones para llegar a un acuerdo.


- Los diferentes colectivos desean cosas distintas.

- Se trata de alcanzar un acuerdo que sea aceptado por todos.

- Mediación.

6) Reuniones para generar ideas.


- Son reuniones en que los asistentes tienen total libertad para expresar sus ideas, no se suelen criticar pero si refinar.

7) Reuniones para tomar decisiones.


- Se parte de unas alternativas y se trata de razonar una elección lo más consensuada posible.

- Son reuniones difíciles, sobre todo cuando se tratan situaciones personales, ideológicas...



Preparación de una reunión.


a) Definir los objetivos de la reunión.

b) Seleccionar a los participantes.

c) Planificar el desarrollo.

d) Convocar a los participantes.

e) Organizar el material para la reunión.


a) Definir objetivos de la reunión.


- ¿Qué resultados se desean alcanzar?

- ¿Se puede alcanzar por otro medio?

- Objetivos = resultados.

- Priorizar los objetivos

- Título (es muy importante).

b) Seleccionar a los participantes.


- La reunión depende de ellos.

- Las personas qué aportaran a la reunión.

- Cantidad de personas.

c) Planificar el desarrollo.


- Crear el orden del día:
                  - Lista de temas.
                  - Orden en que se abordarán.
                  - Tiempo asignado a cada tema.

- Detallar mucho el orden del día permitirá preparar mejor los puntos.

- Si se conocen los tiempos, algunos participantes solo estarán lo necesario.

d) Convocar a los participantes.

- La convocatoria:
               
                - ¿Suscita el interés de los asistentes?
                - Debe justificar el porqué.
                - Explicará como se desarrollará.
                - Informará:
                             - Quien coordinará.
                             - Los asistentes y su participación.
                             - Fecha, hora y lugar.

- Debe resultar atractiva.

e) Organizar el material para la reunión.


- No deben descuidarse:
 
                    - El material necesario para presentar y distribuir.
                    - La sala, material de proyección, limpieza, aire acondicionado, situación de los asientos...





Iniciar la reunión.


- Presentar a los participantes.

- Generar un clima de confianza.

- Centrar el tema de la reunión.

- Fijar objetivos.

- Definir los métodos de trabajo.

- Definir el papel del secretario.


Durante la reunión.


- El moderador:

             - Invitar a que la gente se exprese.
             - Controlar el exceso de posesión de palabra.
             - Facilitar un clima de confianza.

- Los participantes:

             - Utilizar el uso de la palabra de forma consciente.
             - Tomar la palabra cuando se tiene algo que decir.
             - No dejar la palabra hasta haber terminado de decir lo que se desea.


Finalización de la reunión.


- Hacer una síntesis y que sea consensuada.

- Analizar la reunión.


- Explicar la forma en que se documentarán los resultados.

- Dar 'feedback' a los asistentes.


Resumen.


- Las reuniones son necesarias pero

                 - A la gente no le gusta ir a una reunión si no hace falta.

                 - Es importante invitar solo a los necesarios.

                 - El objetivo ha de estar claro.