Preparación para negociaciones (gana-gana)

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LAS NEGOCIACIONES GANA-GANA  

Consiste en enfocar la negociación como si ambas partes estuviesen tratando de encontrar la mejor solución a un problema común. El procedimiento de trabajo puede ser el siguiente:  

Crear un ambiente distendido y de abierta colaboración.    

Empezar por listar todas las soluciones posibles. Evitar la tentación de pensar que sólo hay una solución buena, que es la propuesta por nosotros. Seguro que hay muchas soluciones y distintas formas de verlas.  

Una vez listadas todas las soluciones posibles, analizar sus inconvenientes y su incidencia sobre los intereses de cada parte. Desechar las soluciones claramente inadecuadas o injustas para alguna de las partes.    

Para elegir entre las restantes, buscar un procedimiento objetivo de valorarlas.  

Esta táctica es, en líneas generales, la recomendada por el "Harvard Negociation Project" y ha sido utilizada con éxito en multitud de circunstancias.  

¿Preparados? ¿Listos? ¡A negociar!

 PREPARACIÓN PREVIA  A UNA NEGOCIACIÓN

A menudo, las negociaciones se ganan o se pierden en la preparación previa. Pero la preparación  no se puede realizar en unos minutos, porque lo esencial  es el asegurarse una buena situación de no-acuerdo, y esto puede requerir mucho tiempo.  

El disponer de una buena situación de no-acuerdo, es decir, el estar en situación de abandonar la negociación sin que ello suponga una pérdida importante, permite aumentar las exigencias propias y ayuda a hacer comprender a la parte contraria que tiene que ser flexible.

Casi siempre existe alguna posibilidad de mejorar la situación de no-acuerdo si se empieza a trabajar con el tiempo suficiente. Por ejemplo, es habitual que los departamentos de compras o de contratación soliciten al menos tres ofertas para cualquier adquisición, aunque tengan decidido de antemano a quién le van a comprar. De esta forma transmiten al ofertante el importantísimo mensaje de que está en competencia con otros y, por tanto, ya no basta con que haga una buena oferta, sino que tendrá que ser mejor que la de los demás.  

Evidentemente, es más fácil mejorar la situación de no-acuerdo para el que compra que para el que vende, pero también este último lo puede conseguir. Por ejemplo, diversificándose para no depender demasiado de un cliente determinado, u ofreciéndole ventajas que no le den los competidores para empeorar así la condición de no-acuerdo del comprador. 

Además de preparar una buena situación de no-acuerdo durante la preparación previa hay que:

- Buscar información sobre la parte contraria que pueda dar pistas sobre sus límites de negociación, su situación de no-acuerdo y sus intereses ocultos.


- Buscar oportunidades de gana-gana y concesiones que puedan ser importantes para la otra parte y tengan poco costo para nosotros. Para esto hace falta imaginación y, como no se puede esperar que esta surja en el fragor de la discusión, es conveniente realizar una especie de brainstorning informal durante la preparación previa. Sólo en aquellas negociaciones que a priori se sabe que van a tener lugar en un ambiente muy distendido  se puede dejar para el mismo momento de la negociación la búsqueda de oportunidades gana-gana.

- Decidir la estrategia a utilizar.  Las dos estrategias básicas son las descritas en los apartados siguientes.

Si se desea crear un clima abierto y confiado no  conviene llevar muchas personas a la reunión. El ambiente suele ser más hostil en las reuniones con muchos asistentes.  


Otro punto a considerar es el lugar de la reunión. La mayoría de los expertos insiste en celebrar las negociaciones importantes en la oficina propia y nunca en la del contrario.

El 'noble' arte de la negociación

     La negociación es un arte que se aprende, y con la práctica, el individuo que no tiene mcuha habilidad y lo aprende se vuelve tan bueno como las personas que nacen con ese don.

     En el transcurso de nuestras vidas todos tenemos, de alguna forma u otra que negociar. Desde un bebe que negocia a gritos que se le compre un juguete, el que "regatea" en el mercado, el desempleado que negocia su liquidación, hasta dos paises que negocian tratados comerciales entre ellos.  

     Hay mucha que es lo que se llamaría un "negociador nato", quien sabe salirse siempre con la suya de un modo tan encantador que no solo queda el feliz, sino las otras partes también. Hay otras personas que al no saber negociar, solo hacen enojar a otros participantes y lo único que logran es echar a perder lo poco que había. Las personas que saben negociar su camino por la vida son generalmente mas exitosas y mas felices, lo contrario de quienes no saben y permiten siempre abusos de los demás.

Límites de negociación

Si B no está dispuesto a vender la alfombra por menos de 120 € y A no está dispuesto a pagar más de 240 €, esos son los límites de negociación. La zona de negociación es la diferencia entre ambos límites (entre 120 y 240 €.).  

La forma más segura de perder es la de dejarle ver al contrario nuestro límite de negociación. Pero lo más frecuente es que ambas partes desconozcan incluso sus propios límites de negociación, es decir, que no sepan hasta dónde están dispuestos a ceder ellos mismos.

 Intereses ocultos 

Los participantes en una negociación siempre ponen en juego más de lo que parece. Puede que sólo discutan el precio y sin embargo estén más preocupados por la incidencia del resultado de la negociación sobre su propia imagen dentro de la empresa. Es muy importante saber qué es lo que realmente se juega la parte contraria, porque a veces dejándole  "salvar la cara" puede estar dispuesta a hacer sustanciosas concesiones en el tema fundamental.

 Situación de no-acuerdo  

Un aspecto muy importante es la situación en la que quedan las partes si se rompe la negociación sin llegar a ningún acuerdo. En las negociaciones casi siempre hay un fuerte y un débil. El fuerte de la negociación no es el más poderoso, es el que tenga la mejor situación de no-acuerdo. En la valoración de esta situación entran tanto los intereses directos como los ocultos.  

   

    

Tipos de negociaciones (gana-gana y gana-pierde)

GANA-GANA y  GANA-PIERDE

Supongamos que A está negociando la compra de una alfombra con el vendedor ambulante B. La rebaja que consiga A será a costa de B. Este tipo de negociaciones en las que la ganancia de una parte es a costa de una pérdida para la otra, se llaman de gana-pierde o de suma constante. Hay otro tipo de negociaciones llamadas de gana-gana o de suma variable. Son aquéllas en las que hay posibilidades de que ambas partes salgan ganando. Es, por ejemplo, el caso de un convenio colectivo; los empleados pueden conseguir incrementos salariales y la empresa aumentos de productividad.

Objetivos de una negociación

Cuando el único objetivo de la negociación es el de maximizar el beneficio propio a costa del contrario, o  el de imponer nuestra solución, es muy fácil llegar a un enfrentamiento personal que dañe las relaciones para siempre. Sin embargo muchas  veces  el mantener unas buenas relaciones es tan importante como el resultado de la negociación. Claro que tampoco se trata de plegarse a los intereses del contrario, porque entonces, además de resultar perjudicados, nos sentiremos pisoteados.  

El objetivo de toda reunión debe ser el de maximizar el beneficio propio sin dañar las relaciones.  

Pero para preservar las relaciones no basta con emplear buenos modales. Si el contrario piensa que ha sido engañado, o que sus intereses no han sido tenidos en cuenta, habremos ganado un enemigo, dispuesto a tomarse la revancha en la primera ocasión.

El contrario tiene que salir de la negociación convencido de haber alcanzado un acuerdo razonable; y nosotros, de haber logrado todo lo que estaba a nuestro alcance. 

Importancia de la habilidad negociadora

La capacidad negociadora es cada vez es más importante. John P. Kotter, un conocido profesor de la Harvard Business School, dice en The New Rules que antes de 1974, cuando el entorno económico era muy estable, la cualidad más importante en los ejecutivos de las empresas era la capacidad de gestión; pero ahora que  tantas cosas hay que  cambiar a diario, las cualidades más importantes han pasado a ser el liderazgo y la habilidad  negociadora.

Establecer, plantear y cerrar una negociación puede parecer un arte; pero, en realidad, no es más que una actividad en la que, si se practican y se siguen unas pautas y unas técnicas fáciles de aprender, todos podemos salir ganando.

Pautas y técnicas.

Reuniones fructíferas

En muchas reuniones de trabajo, los participantes se pasan largas horas sin lograr avances. Sin embargo, la aplicación de algunas sencillas reglas puede hacer maravillas sobre la productividad...

A grandes rasgos, sus problemas principales eran en la ausencia de un facilitador para los encuentros, la falta de reglas claras, expresiones de deseos no transformadas en propuestas concretas, falta de claridad sobre cómo tomar las decisiones y pujas sobre quién tenía la razón en caso de desacuerdo.

Aquí van algunas pautas para optimizar tiempo y eficacia:

1) Consensuar con el grupo ciertas "reglas del juego" para ordenar la interacción y hacerlas cumplir durante las sucesivas reuniones. 

Esto incluye, por ejemplo, reglas sobre los teléfonos móviles y mensajes de texto, el uso de la palabra y las interrupciones.

2) Explicitar y cuidar el propósito de cada reunión: los temas a debatir y los objetivos a alcanzar. 

3) Asegurarse que, más allá de su personalidad, cada miembro del equipo exprese su propia voz y que sus intereses sean reconocidos y tenidos en cuenta durante la reunión. 

4) Cuidar el producto de la reunión. Lograr que las intenciones y deseos sobre los que existe consenso se traduzcan en compromisos concretos, con responsables y fechas asignados.

5) Producir minutas de la reunión que incluyan exclusivamente los compromisos acordados, y tener presente dichos compromisos en futuras reuniones. 

6) Manejar los desacuerdos de modo que las partes involucradas se sientan comprendidas y consideradas, y encauzar la conversación como la resolución conjunta de un problema y no como una 'lucha' a ser ganada por alguien.

7) Reconocer y clarificar a tiempo cualquier malentendido relacionado con el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo: "¿Este es un tema a decidir entre todos? ¿O bien es un tema sobre el cual nos estás consultando o informando?"

8) Cuidar los propios intereses, al mismo tiempo que el proceso de la reunión.